Flottenmanagement für Autos und Drucker

Drei Drucker hinter- bzw. nebeneinander, einer von Oki, einer von Kyocera, einer von Samsung, teilweise auseinandergebaut.
Typischer Wildwuchs einer Druckerflotte in Unternehmen

Beim Auto kennt jeder den km-Stand

Man stelle sich vor, eine Autoflotte bei einem Unternehmen und keiner in der Verwaltung kennt die km-Stände. Manche Autos haben 50.000 km mehr als vereinbart, andere kommen gerade mal auf die Hälfte der Laufleistung des Leasingvertrages.

Ein Zustand, den kaum ein Unternehmen mitmachen würde. Genauso wenig wie ein Blindflug beim Benzinverbrauch oder bei den Kosten für Wartung und Reparatur. Fast jedes Unternehmen kann die Kosten und Aufwendungen für die PKW-Flotte sehr genau beziffern. Und das ist auch gut so! Was können Autos für ein Unternehmen bedeuten? Werden sie zum Beispiel als Ausliefer-, als Techniker- oder als Vertriebsfahrzeug eingesetzt, tragen sie direkt oder indirekt zur Wertschöpfung der Unternehmen bei.

Drucker und Multifunktionssysteme sind wichtige Produktionsfaktoren

Und wie verhält es sich mit den Druckern und Multifunktionssystemen in einem Unternehmen? Was bedeutet es, wenn wichtige Dokumente mit ihnen erstellt werden, wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Meeting-Protokolle, Prozessbeschreibungen, Pläne, Produktinformationen und Einsatzpläne? Die Erstellung dieser Dokumente ist die Voraussetzung für viele Prozesse in Unternehmen. Geraten diese ins Stocken oder funktionieren gar nicht mehr können ganze Bereichen zum Erliegen kommen.

Genauso wichtig sind aber auch die Prozesse geworden, in denen aus papiergebundenen Dokumenten elektronische werden. Dabei helfen die leistungsfähigen Scaneinheiten der Multifunktionssysteme. Sie scannen ein-oder doppelseitig, verarbeiten ganze Stapel von Dokumenten und erkennen automatisch die wichtigsten Textbausteine, die dann in automatisierten Dokumentenprozessen weiter verarbeitet werden. Moderne Drucker und Multifunktionssysteme haben sich zu wahren Alleskönnern entwickelt, die die Basis wichtiger Geschäftsprozesse sind. Umso erstaunlicher ist es, dass häufig nicht bekannt ist welche Systeme es im Unternehmen gibt und wie sie eingesetzt werden.

Ein Wildwuchs an Geräten, über Jahre gewachsen

Wir erleben bei der Analyse der Infrastruktur immer wieder, dass über Jahre hinweg eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme angeschafft wurde. Vielfach ist nicht mal mehr bekannt wie viele unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Auch Fragen nach der Anzahl der gedruckten Seiten einzelner Systeme werden mit einem Schulterzucken beantwortet.

Dass diese Frage nicht unerheblich ist zeigt sich immer wieder in Unternehmen, die zwar zentrale Drucker aufgestellt aber irgendwann vergessen haben, diese mit konkreten Anwendern zu verbinden. Klingt verrückt, passiert aber. Diese Drucker sind eingeschaltet und betriebsbereit. Sie haben auch den notwendigen Netzwerkanschluss, nur druckt keiner (mehr) auf ihnen. Spricht man die Kollegen in der Nähe des Gerätestandortes an, haben zwar alle die Maschine schon mal wahrgenommen, sie gehen aber davon aus, dass wohl andere Kollegen damit arbeiten werden.

Versteckte Kosten erkennen und optimieren

Hat sich erst einmal eine Geräteflotte mit sehr unterschiedlichen Herstellern etabliert, ist es auch schwierig ein einheitliches Verbrauchsmaterial-Management zu gewährleisten. Häufig gibt es gar keinen Prozess für den Einkauf der notwendigen Materialien, die Variationen der Beschaffung sind dann sehr vielfältig. Es gibt zum Beispiel Unternehmen, in denen darf jede Abteilung selber Tinte oder Toner für ihre Drucker oder Multifunktionssysteme bestellen. Die Abrechnung erfolgt in unterschiedlichster Art und Weise, selbst die Verrechnung mit den Reisekosten haben wir schon erlebt! Ob die Anzahl der gekauften Tinten- oder Tonerkartuschen mit der Anzahl der Seiten korrespondiert, ist für diese Unternehmen nur schwer feststellbar.

Und was passiert wenn mal ein System ausfällt? Dann kann es häufig nicht repariert werden. Es fehlt die Kenntnis zu so vielen verschiedenen Systemen. Außerdem sind die passenden Wartungs- oder Ersatzteile einfach nicht vorrätig. Unternehmen, die keine einheitliche Drucker- und Multifunktionsflotte betreiben, die zudem nicht gut gemanaged wird und keinen starken Service-Partner haben, erkennt man an den gestapelten Systemen irgendwo in den IT-Abteilungen.

Managen Sie Ihre Drucker und MFPs wie Ihre Autoflotte

Datenblatt eines MFP von Ricoh über den aktuellen Status
ITZ Flottenmanagement für Drucker und MFPs: Statusabfrage

Heute stehen leistungsfähige Flottenmanagement-Systeme zur Verfügung, die über eine automatisierte Abfrage aller Systeme eine permanente Überwachung ermöglichen. Der Service-Status der Geräte wird genauso erfasst, wie die Angaben zu den gedruckten Seiten. Selbst die Füllstände aller Toner werden permanent abgefragt und angezeigt. Ein starker Service-Partner kann mit diesen Daten alles organisieren: einen proaktiven Service genauso wie ein leistungsfähiges Verbrauchsmaterial-Management mit Lieferung einzelner Kartuschen bis an den Arbeitsplatz. Und das bevor ein Anwender überhaupt mitbekommen hat, dass sein System ein Service-Problem hat oder demnächst eine leere Tonerkartusche.

Sollten Sie bisher Ihrem Kollegen Drucker und MFP nicht die Aufmerksamkeit gegeben haben, die er verdient, wird es Zeit für eine Änderung.

Was halten Sie von einer Analyse welche Systeme Sie haben und wie effizient mit Ihnen gearbeitet wird? Welche Systeme laufen übervolumig, welche untervolumig, welche gar nicht? Wo macht eventuell ein Wechsel Sinn? Wie beschaffen Sie und was kostet es? Und hat Ihre IT ein Lager mit Druckern und MFPs verschiedener Hersteller?

„Die reparieren wir, wenn wir mal nichts zu tun haben!“ 😉