Elektronische Daten revisionssicher archivieren

Elektronische Daten revisionssicher archivieren

Ein aktuelles Thema für jedes Unternehmen wurde beim ITZ Businessfrühstück am 23. Juni vorgestellt und stieß auf ein breites Interesse. Bei den meisten Unternehmen werden immer mehr Informationen elektronisch über Email abgewickelt. Das ist schnell und kostensparend. Aber dieser Wandel vom Papier zur elektronischen Datei stellt Unternehmen auch vor große Herausforderungen. Dabei müssen die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt werden, wie die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB), die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Damit besteht verbindliche Verpflichtung auch elektronischen Geschäftspost über festgelegte Zeiträume unveränderlich zu archivieren.

Eine Archivlösung muss dabei die folgenden Funktionen sicherstellen:

1. Vollständiges Erfassen,

2. Unveränderbar Speichern,

3. Zuverlässig Auffinden und zugänglich machen,

4. Verwalten,

5. Revisionssicher reproduzieren.

Dies gilt selbstverständlich nicht nur für elektronische Dateien, sondern auch für die konventionelle papiergebundene Ablage. Aber hier liegt eine weitere Herausforderung. Denn um einen Vorgang vollständig abzubilden, müssen elektronische Dokumente und Papier zusammengeführt werden.

Zu diesen Aufgabenstellungen hatte das ITZ Rhein/Maas Herrn Rutzki von der Firma Ricoh als einen kompetenten Gesprächspartner geladen, der über die Aufgaben und Lösungsmöglichkeiten referierte.

„Als IT-Systemhaus haben wir vor einigen Jahren selbst die elektronische Dokumentenverarbeitung und Archivierung eingeführt. Daher kennen wir aus eigener Erfahrung die Hemmnisse. Heute läuft alles reibungslos. Die Verarbeitung ist deutlich schneller und einfacher geworden. Die Buchhaltung ist immer Up-to-Date und der Kundenservice konnte weiter verbessert werden. Ganz nebenbei sind Kapazitäten für neue Aufgaben frei geworden.“ Sagt dazu Harald Grünert, Dipl. Vw und Geschäftsführer der ITZ Rhein/Maas GmbH: „Inzwischen schätzen auch Kunden unsere langjährige Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung“.