Enterprise Content Management

Enterprise Content Management – Informationen optimal verwalten!

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt besonders im Geschäftsleben. Wer in der Dokumentenflut den Überblick bewahren und Gesuchtes schnell finden will, tut gut daran, ein übergreifendes Archivierungssystem einzurichten.

Unternehmen kämpfen nicht nur um Aufträge und Kunden, sondern auch mit der Papier-Flut im eigenen Haus. Vom einfachen Geschäftsbrief über Rechnungen und Verträge bis hin zu langfristig zu archivierenden Dokumentationen ist täglich zu bearbeiten. Zu den verschiedenen Papierformaten kommen mittlerweile hauptsächlich elektronische Formate, die den Geschäftsalltag bestimmen: E-Mails, PDF- oder Bild-Dateien und Videos. Auch diese Dateien sind zu archivieren und mit den Papierformaten in effektive Prozesse einzubinden.

Dieses Aufkommen an Dokumentarten und -formaten erschwert nicht nur das systematische Archivieren, sondern vor allem auch das Suchen und Finden. Werden Dokumente gesucht, ist ein enormer Aufwand erforderlich, vor allem wenn die Ablage von Fall zu Fall unterschiedlich gehandhabt wurde.

Ein Ausweg aus diesem Dilemma bietet ein individuell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasstes Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Ein DMS, das Dokumenten Workflows steuert und  zentral ablegt. So werden Kosten und Durchlaufzeiten reduziert. Zugleich werden so Dokumente, E-Mails und sonstige Dateien schnell und effektiv digitalisiert erfasst und können  später zuverlässig wieder aufgefunden werden.

Wir bieten unseren Kunden fundierte Analyse und Beratung; von der Auswahl des passenden Systems bis zur Implementierung. In Zusammenarbeit mit unserem Partner DocuWare bieten wir regelmäßig kurze Einführungsseminare an. DocuWare ist ein Dokumenten Management System, das den kompletten Dokumentenworkflow unternehmensweit organisiert. Von der Erfassung über die Dokumenten-Recherche bis zur Archivierung von Dokumenten ist DocuWare die Lösung mit einer Anbindung an bestehende ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen.

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