Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement – Effizienzsteigerung mit System!

Dokumente liegen in Unternehmen meist in unterschiedlicher Form vor: Entweder auf Papier, etwa als Briefe, Faxe oder Kopien, oder digital, beispielsweise als E-Mails, Office-Dokumente oder Auswertungen von Buchführungssystemen.

Wir bieten Ihnen zusammen mit unseren Partnern unterschiedliche und individuelle Lösungen. Maßgeschneidert für Ihr Unternehmen – von der E-Mail Archivierung bis hin zum umfassenden Dokumentenmanagementsystem.

 

Revisionssichere Archivierung spart Zeit und Kosten!

„Elektronische Archivierung“ steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information, egal ob es sich hierbei um Dokumente in Papierform oder E-Mails handelt. Für die elektronische Archivierung sind jedoch spezielle Archivsysteme erforderlich.

Schon heute gelten für Unternehmen rechtsverbindliche Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente. Angesichts der sich ständig verändernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung.

Wir bieten Ihnen die passende Lösung Maßgeschneidert für Ihr Unternehmen – von der E-Mail Archivierung bis hin zum umfassenden Dokumentenmanagementsystem.

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Stellplatzanalyse – wo ist bei Ihnen welcher Bedarf?

Unsere Erfahrung zeigt, in vielen Unternehmen wird zwar eine einheitliche Struktur in Druck und Kopie angestrebt, aber in der Realität entsteht bedingt durch eine unüberschaubare Produktvielfalt und Wechsel der Hersteller ein unnötig komplexes Gebilde. Daraus entsteht eine unübersichtliche Modellvielfalt welche einige Nachteile mit sich bringt. Die vermeintlich günstigen Einkaufspreise werden so schnell wieder aufgehoben.

  • Bevorratung der Verbrauchsmaterialien
  • aufwendige Organisation und Administration
  • kein wirklich vollständiger Überblick der IST-Kosten

Jeder Kunde, jede Stellplatzanalyse ist anders!

So individuell wie das Unternehmen sind die Anforderungen im Bereich Druck und Kopie. Und genauso individuell ist auch unser Lösungsansatz. Wir erarbeiten unsere Empfehlung ausschließlich auf der Basis der IST-Situation. So schaffen wir eine Lösung, die in mehrfacher Hinsicht maßgeschneidert ist.

  • Analyse
  • Ganzheitliche Betrachtung
  • Maximale Optimierung
  • Verbesserung der Kosten- und Hardwarestruktur
  • Homogenisierung der Systemlandschaft
  • Vereinfachung der internen Prozesse

In der Summe ergibt dies ein rundum-sorglos-Paket. Und das nicht als einmalige Lösung, sondern als dauerhafter Prozess.

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Enterprise Content Management – Informationen optimal verwalten!

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt besonders im Geschäftsleben. Wer in der Dokumentenflut den Überblick bewahren und Gesuchtes schnell finden will, tut gut daran, ein übergreifendes Archivierungssystem einzurichten.

Unternehmen kämpfen nicht nur um Aufträge und Kunden, sondern auch mit dem Papier-Flut im eigenen Haus. Vom einfachen Geschäftsbrief über Rechnungen und Verträge bis hin zu langfristig zu archivierenden Dokumentationen ist täglich zu bearbeiten. Zu den verschiedenen Papierformaten kommen mittlerweile hauptsächlich elektronische Formate, die den Geschäftsalltag bestimmen: E-Mails, PDF- oder Bild-Dateien und Videos. Auch diese Dateien sind zu archivieren und mit den Papierformaten in effektive Prozesse einzubinden.

Dieses Aufkommen an Dokumentarten und -formaten erschwert nicht nur das systematische Archivieren, sondern vor allem auch das Suchen und Finden. Werden Dokumente gesucht, ist ein enormer Aufwand erforderlich, vor allem wenn die Ablage von Fall zu Fall unterschiedlich gehandhabt wurde.

Ein Ausweg bietet ein individuell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasstes Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Ein DMS, das Dokumenten Workflows steuert und  zentral ablegt. So werden Kosten und Durchlaufzeiten reduziert. Zugleich werden so Dokumente, E-Mails und sonstige Dateien schnell und effektiv digitalisiert erfasst und können  später zuverlässig wieder aufgefunden werden.

Wir bieten unseren Kunden fundierte Analyse und Beratung; von der Auswahl des passenden Systems bis zur Implementierung. In Zusammenarbeit mit unserem Partner DocuWare bieten wir regelmäßig kurze Einführungsseminare an. DocuWare ist ein Dokumenten Management System, das den kompletten Dokumentenworkflow unternehmensweit organisiert. Von der Erfassung über die Dokumenten-Recherche bis zur Archivierung von Dokumenten ist DocuWare die Lösung mit einer Anbindung an bestehende ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen.

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